03 Mag 2018

    Perdere tempo con telefonate e riunioni insignificanti? No, grazie.

    Sai cosa odio di più nel mondo dell’imprenditoria e soprattutto, del mio settore? Le telefonate e le riunioni (quelle inutili).

    Anche a te è capitato di ricevere una mail di un cliente e dopo 20 secondi la sua telefonata? Rispondi e: “Ciao, hai ricevuto la mia mail? Sai ti ho scritto riguardo…“. Cioè stai dicendo sul serio? Mi mandi una mail e poi mi chiami per discutere di ciò che mi hai scritto? Se non ti ho risposto subito è perché stavo facendo altro, non credi?

    Oppure quelli che ti tengono al telefono ore e ore a ripetere sempre le stesse cose, a parlare di quello che faranno oggi e fare gli amiconi. Abbiamo un rapporto lavorativo, e sei un mio cliente, non un mio vecchio compagni di scuola cavolo! La maggior parte di loro, stanne certo, ti chiederanno uno sconto sul progetto che gli stai sviluppando o il successivo.

    Sono stati creati dei fantastici strumenti di comunicazione: messaggistica istantanea e le mail. Anziché chiamare, perché non si manda un messaggio o una mail? Ci sono anche clienti che chiamano e, se non vengono risposti, continuano a tartassare su tutti i telefoni aziendali che conoscono, inclusi quelli privati. Scrivere una mail o un messaggio con “Ciao, volevo parlati di [..] e di [..]. Appena riesci mi chiami?” no?. Capisco argomenti lunghi o comunque complicati, del quale ovviamente la chiamata è d’obbligo. Ma personalmente ricevo molte chiamate da parte di clienti con richieste del tipo: “Mi modifichi il colore di quel box da giallo a rosso?“. C’è bisogno di chiamarmi seriamente per dirmi ciò?! Che poi è anche controproducente: sono in macchina e sto andando ad una riunione o sto facendo altro e al momento non posso agire, come potrò mai ricordarmi cosa ti dovrò fare (specialmente se è una lista enorme di modifiche)? Certo, posso scriverle a penna su un foglio ma se poi lo perdo? Non fai prima a mandarmi una mail con l’elenco delle cose da fare?

    Suddivisione casi e clientela

    Ma adesso vediamo di suddividere i vari clienti nelle relative categorie di appartenenza. Sicuramente hai anche tu uno o più clienti del genere! Vediamoli nello specifico:

    • quelli che ti chiamano quando sei impegnato o stai guidando e ti danno una serie di informazioni e modifiche da fare che tu ovviamente, non ti puoi segnare. Gli dici di mandarti una mail e cosa ti dicono? “Ok, ti chiamo quando arrivi in ufficio“…;
    • quelli che ti chiamano su tutti i tuoi numeri conosciuti (manco fossero della CIA) e non trovandoti si ammutoliscono per giorni, come se nulla fosse e poi tu, ovviamente pieno di lavoro, ti dimentichi anche di ri-chiamarli. Quando ti richiamano saranno sicuramente incavolati perché non li hai ricontattati. Ma mandare una mail o messaggio no?;
    • quelli che ti chiamano per una cavolata e ti tengo al telefono ore e ore a ripeterla all’infinito sotto diverse forme e divagare sul senso della vita, del lavoro e della famiglia;
    • quelli che ti chiamano alle ore e nei giorni più improbabili, alle 23:00, a 00:00, il Sabato la Domenica…;
    • quelli che ti chiamano dieci secondi dopo averti inviato la mail e ti tengono al telefono leggendo quest’ultima come se non fossi capace a leggerla da solo;
    • quelli che ti chiamano perché non si ricordano una cosa sul loro pannello di controllo e vogliono che tu, in qualsiasi momento, non importa con chi sei, dove sei e cosa stai facendo, ti connetta in remoto con TeamViewer per aiutarli.

    Vogliamo parlare delle riunioni?

    A quanti di voi sono capitate anche riunioni interminabili che non portano assolutamente a nulla? Le riunioni di lavoro sono uno dei momenti in cui in azienda ai partecipanti sembra di perdere solo del tempo. Questo può accadere per due semplici motivi:

    1. la riunione non riguarda tutte le persone coinvolte;
    2. non affronta i temi rilevanti per quella categoria o gruppo di persone.

    Ci sono ovviamente diverse variabili che possono influenzare una riunione: il numero dei partecipanti e lo stile comunicativo attuato. Ho presenziato a diverse riunioni alle quali non centravo assolutamente nulla e, in altre, vuote e prive di senso logico. Perché fare una riunione ogni tre giorni per sapere cosa si è fatto? A quale scopo?

    Queste tipologie di riunioni fanno stancare i dipendenti e sono estremamente controproducenti. Attenzione, non sto dicendo che tutte le riunioni siano inutili. La riunione aziendale è sicuramente il momento giusto per fare bilanci, comunicare e condividere obiettivi di breve e medio periodo. Ma purtroppo, sempre più spesso, le aziende italiane usano questa metodologia di condivisione, senza alcuna razionalità.

    Ecco un elenco di cose da fare per organizzare una buona riunione di lavorativa:

    • nei giorni precedenti alla riunione, sentire i propri collaboratori su quali argomenti trattare, includendo in questo modo questioni avvertite in maniera diffusa dai propri lavoratori;
    • discutere di pochi punti programmati ed il resto della riunione, sentire i pareri dei propri collaboratori;
    • chiudere la riunione riassumendo sinteticamente le decisioni emerse e le attività assegnate;
    • non invitare alla riunione gente che non c’entra niente con essa. Inutile invitare il reparto commerciale ad una riunione inerente al lato web o amministrativo;
    • non farla durare oltre i 60 minuti. È dimostrato che dopo un’ora, il nostro cervello inizia a stancarsi di rimanere concentrato e, molto probabilmente, ci saranno persone che non seguiranno quello che dirai. Meglio essere brevi e concisi che lunghi ed inconcludenti.

    Conclusioni

    Con questo articolo non voglio assolutamente far intendere che tutte le chiamate e le riunioni siano inutili e stancanti. Il tutto va, come in tutte le cose, nella giusta misura in cui sono utilizzate. Dico basta alle chiamate inutili che mi fanno solo perdere la pazienza e tempo e, dico basta, alle riunioni infinite e senza senso che mi fanno perdere voglia e concentrazione che potrei dedicare ad altri lavori durante la giornata.

    Anche tu hai a che fare con clienti o collaboratori del genere? Dimmi la tua nei commenti!

    APPUNTAMENTO A MARTEDÌ, CON UN ALTRO ARTICOLO DI APPROFONDIMENTO!

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